Producent oprogramowania Kancelaria Notarialna w aktualizacjach, które są publikowane cyklicznie, dostarcza dane na temat następujących rodzajów instytucji:
| ▪ | urzędy skarbowe, |
| ▪ | urzędy miast i gmin, |
| ▪ | sądy, |
| ▪ | starostwa powiatowe. |
Wszystkie te dane zawierają podstawowe informacje na temat instytucji bez informacji na temat struktury organizacyjnej.
Automatyczne działanie aktualizacji zależy od włączonego parametru Aktualizacja bazy urzędów w parametrach programu (rys. poniżej).
Odznaczenie tego parametru będzie skutkowało nie podjęciem procesu aktualizacji danych podczas pierwszego uruchomienia aktualizacji oprogramowania, w ramach której odbywa się proces aktualizacji danych na temat instytucji.
Dodatkowo istnieje możliwość wyłączenia automatycznej aktualizacji dla wybranych instytucji. Wyłączenie danej instytucji z aktualizacji odbywa się za pośrednictwem parametru Aktualizacja instytucji w oknie danych szczegółowych Strony/Instytucji (rys. poniżej).
Biorąc pod uwagę powyższe informacje i chcąc wprowadzić np. zamiejscowy wydział sądu należy zmodyfikować dane danego sądu, tak aby były zgodne z danymi tego wydziału oraz wyłączyć opcję Aktualizacja instytucji, aby nie były te dane automatycznie zmieniane podczas automatycznej aktualizacji danych instytucji. Drugim rozwiązaniem jest wprowadzenie takiego wydziału jako odrębnej instytucji w słowniku Stron/Instytucji.