Moduł Dokumenty pozwala w zorganizowany sposób zarządzać dokumentami związanymi z prowadzonymi sprawami. Uwzględnione są różne formy dokumentów, zarówno elektroniczne jak i papierowe. Nowe dokumenty można tworzyć na podstawie gotowych szablonów dostarczonych wraz z programem Kancelaria Prawna oraz na podstawie szablonów dostępnych w systemie LEX.
Podstawą do utworzenia nowego dokumentu może być:
| • | Szablon - szablony dostarczone są wraz z programem Kancelaria Prawna, zawierają gotową treść dokumentu oraz znaczniki w miejsce których automatycznie są wprowadzane dane firmy, dodanie dokumentu poprzedzone jest wybraniem odpowiedniego szablonu z listy, |
| • | Szablon LEX - szablony dostarczone są wraz z Systemem Informacji Prawnej LEX, zasada działania analogiczna jak w przypadku szablonów Kancelarii Prawnej, |
| • | Zeskanowany dokument - dowolny dokument w formie papierowej może zostać zeskanowany i jako plik graficzny przechowywany wraz z innymi dokumentami, |
| • | Istniejący plik - w przypadku gdy istnieją już pliki z dokumentami, tworząc nowy dokument można wskazać plik z dowolnej lokalizacji i zarejestrować go w Kancelarii prawnej przypisując do danej firmy i sprawy, |
| • | Notatka głosowa - możliwe jest sporządzenie nagrania i przechowywania notatki w formie pliku dźwiękowego wav, |
| • | Dokument papierowy - oparty na dokumencie papierowym, w przypadku tego rodzaju dokumentu dostępna jest informacja o miejscu przechowywania dokumentu, |
| • | Link - dokumentem może być adres strony internetowej (np. zawierającej merytoryczne informacje związane z daną sprawą) lub link do dowolnego zewnętrznego zasobu, |
| • | Kopia istniejącego dokumentu w Kancelarii Prawnej - dokument raz przygotowany i zapisany może zostać skopiowany i przypisany do innej firmy i sprawy, |
| • | E-mail z programu MS Outlook - wykorzystując menu kontekstowe lub "Pasek narzędzi Kancelarii Prawnej" w programie MS Outlook można zapisać wiadomość e-mail jako dokument. Aby funkcjonalność była dostępna, należy zaznaczyć "Dodatek dla Microsoft Office" podczas instalacji Kancelarii Prawnej. |
| • | Dokumenty z programów MS Word oraz MS Excel - wykorzystując "Pasek narzędzi Kancelarii Prawnej" w programach MS Word i MS Excel można dodać otwarte dokumenty do programu (dokumenty wcześniej muszą być zapisane na dysku). Aby funkcjonalność była dostępna, należy zaznaczyć "Dodatek dla Microsoft Office" podczas instalacji Kancelarii Prawnej. |
| • | Dowolny plik lub e-mail z programu MS Outlook (drag&drop) - dodanie pliku lub e-maila następuje poprzez przeciągnięcie go (drag&drop) na wydzielony obszar głównego okna programu, |
| • | Dołączanie dużej ilości plików dokumentów naraz w module Sprawy, Czynności, Kalendarz, Zadania lub Koszty - otwierając np. wybraną sprawę, należy przejść do zakładki Dokumenty i kliknąć "Dodaj wiele plików". Więcej informacji tutaj. |
Istnieje możliwość wyszukiwania pełnotekstowego w treściach dokumentów systemu DMS w wersji Platinum programu. Więcej informacji tutaj.
Z poziomu menu kontekstowego możliwe jest wysyłanie wybranych dokumentów, za pomocą programu MS Outlook, do podmiotu lub jego osób kontaktowych. Istnieje również możliwość spakowania, zaszyfrowania oraz wysyłki dokumentów (tworzony jest jeden plik ZIP) na adresy zdefiniowane w kontakcie (tylko wersja Platinum programu).
