W wersji Platinum systemu Kancelaria Prawna dostępnych jest szereg nowych funkcji do zarządzania dokumentami.
Dokumenty zapisywane są w bazie danych systemu DMS, a udostępniane wyłącznie poprzez aplikację Kancelaria Prawna lub Kancelaria Prawna Web.
Istnieje możliwość wyszukiwania pełnotekstowego w treściach dokumentów. Więcej informacji tutaj.
| • | Wersjonowanie dokumentów, |
| • | Dostęp do wszystkich wersji dokumentu, |
| • | Historia pracy z wersją, |
| • | Możliwość porównania wszystkich zmian redagowanych wersji dokumentów (dotyczy dokumentów Microsoft Office - Word, Excel, Powerpoint, oraz dokumentów Open Office - Writer i Calc), |
| • | Możliwość utworzenia nowej wersji dokumentu na podstawie dowolnego dokumentu, |
| • | Graficzne przedstawienie na liście wszystkich wersji dokumentów z ich statusami, |
| • | Możliwość powrotu do dowolnej wersji dokumentu. |
Praca z dokumentem sprowadza się do pracy z jego ostatnia wersją. W systemie jako „bieżący dokument” rozumie się ostatnią jego wersję, pozostałe wersje są wersjami historycznymi.
Każdy dokument cechuje stan dokumentu i jego wersji - „status dokumentu”. Możliwe statusy dokumentu:
| • | Bieżący – wersja aktualna, |
| • | Edytowany – wersja aktualna w stanie edycji treści pliku, |
| • | Historyczny – wersja historyczna, wcześniej edytowana, |
| • | Anulowany – wersja historyczna, wcześniej edytowana, ale zmiany anulowano. |
UWAGA! Dokument o statusie edytowany może być modyfikowany wyłącznie przez osobę tworzącą daną wersję. Aby inny użytkownik mógł pracować z tym dokumentem, jego ostatnia wersja musi zostać zamknięta przez edytującego (dokument musi mieć status - Bieżący). W razie konieczności wersja dokumentu może zostać zamknięta przez innego użytkownika z prawami administracyjnymi (ogólnymi lub do samego modułu Dokumenty).
| • | Pokaż dokument - umożliwia podgląd aktualnej wersji dokumentu w trybie tylko do odczytu. |
| • | Edytuj dokument - funkcja ułatwiająca edytowanie dokumentów biurowych (Microsoft Office, Open Office, Libre Office) w ramach aktualnej, edytowanej wersji dokumentu. Po kliknięciu na nią następuje otwarcie dokumentu w edytorze, a następnie po zakończeniu edycji oraz zamknięciu edytora, można od razu zapisać wprowadzone zmiany do systemu DMS. |
| • | Nowa wersja – operacja dostępna w przypadku statusu wersji: Bieżący. Pozwala utworzyć nową wersję dokumentu z bieżącej wersji. |
| • | Zamknij wersję – operacja pozwala na zamknięcie wersji dokumentu i zmiany jego statusu na Bieżący. |
| • | Anuluj wersję – operacja pozwala na zamknięcie edytowanej wersji (nadanie jej statusu - Anulowana wersja) i utworzenia nowej wersji. Podczas tej operacji nowa wersja jest utworzona z wersji wcześniejszej od wersji anulowanej. |
| • | Utwórz finalną – operacja nałożenia flagi wersja finalna z jednoczesną blokadą dokumentu do edycji |
| • | Anuluj finalną – operacja anulowania flagi wersja finalna z jednoczesnym zniesieniem blokady dokumentu do edycji. |
| • | Pobierz plik - pobranie pliku z systemu DMS oraz zapisanie na lokalnym komputerze. |
| • | Wyślij plik - wysłanie pliku z lokalnego komputera do systemu DMS (tym plikiem zastępujemy aktualną wersję dokumentu). Możliwe jest również przeciągnięcie pliku, e-mail'a lub załącznika z programu MS Outlook, aby zastąpić nim aktualną wersję dokumentu. |
Ważną funkcjonalnością modułu jest zarządzanie wersjami dokumentów oraz dostęp do historii zmian. Każda wersja dokumentu może posiadać swoją własną nazwę oraz opis.
Ponadto udostępniono funkcje do porównywania poszczególnych wersji dokumentów wg treści.
UWAGA! Aby porównywanie wersji dokumentów działało prawidłowo, na danej końcówce klienckiej musi być zainstalowany odpowiednio pakiet Microsoft Office i (lub) Open Office.
