W wersji 6.2.4 Kancelarii Notarialnej została wprowadzona możliwość elektronicznej wysyłki raportów statystycznych dla Izby Notarialnej. W momencie wprowadzania tej funkcjonalności (styczeń 2015) jest ona dostępna tylko dla notariuszy z okręgu Izby Notarialnej w Warszawie. Obejmuje dotychczasową wysyłkę raportów rocznych i kwartalnych (która do tej pory była realizowana za pomocą wysyłania plików XML) oraz nowy raport miesięczny. W przypadku raportów kwartalnych i rocznych wymagane jest podpisanie ich z użyciem podpisu elektronicznego, raport miesięczny tego nie wymaga.
Elektroniczne raporty statystyczne są dostępne w zakładce 'Raporty elektroniczne' w wydrukach dla Izby Notarialnej. Oprócz poszczególnych raportów jest tu także dostępna możliwość wyświetlenia listy przesłanych raportów.
Informacja statystyczna miesięczna
Jest to nowy raport wprowadzany wraz z możliwością wysyłki elektronicznej. Raport jest prosty i poza informacjami identyfikacyjnymi ogranicza się do podania liczby notariuszy oraz przychodu kancelarii. Dane do raportu są pobierane z bazy programu, w razie potrzeby można je edytować. Obowiązkowe jest wypełnienie wszystkich pól.
Przesyłanie raportu do Izby Notarialnej rozpoczynamy przyciskiem 'Wyślij' Jest wyświetlane okno z potwierdzeniem, gdzie mamy także możliwość wyświetlenia podglądu przesyłanych informacji przed wysyłką.
Zakończona sukcesem wysyłka kończy się komunikatem:
Informacja statystyczna kwartalna.
Raport wymaga wypełnienia szeregu danych dotyczących m.in. liczby notariuszy i aktów, dochodu i składek. Obowiązkowe jest wypełnienie wszystkich pól. Raport pobiera większość danych z bazy programu ale pozwala je w razie potrzeby edytować, bądź uzupełniać. W przypadku ręcznej zmiany danych dotyczących liczby notariuszy albo dochodu należy zwrócić uwagę na podaną wysokość składki na samorząd.
Wysłanie tego raportu wiąże się z koniecznością wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Przesyłanie rozpoczynamy przyciskiem 'Podpisz i Wyślij
Po wprowadzeniu danych podpisu elektronicznego zobaczymy okno z potwierdzeniem, gdzie mamy też możliwość podglądu przesyłanych danych tuż przed wysyłką.
Zakończona sukcesem wysyłka kończy się komunikatem:
Informacja statystyczna roczna.
Obszerny raport, który wymaga podania wielu różnorodnych informacji na temat kancelarii. Ze względu na dużą ilość pól został podzielony na dwie zakładki. Obowiązkowe jest wypełnienie pól oznaczonych żółtym kolorem ale zaleca się wypełnienie wszystkich pól.
Wysłanie tego raportu wiąże się z koniecznością wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Przesyłanie rozpoczynamy przyciskiem 'Podpisz i Wyślij'.
Po wprowadzeniu danych podpisu elektronicznego zobaczymy okno z potwierdzeniem, gdzie mamy też możliwość podglądu przesyłanych danych tuż przed wysyłką.
Zakończona sukcesem wysyłka kończy się komunikatem:
Lista raportów
Wszystkie wysłane raporty można podejrzeć na liście raportów. Widoczne tu raporty są posegregowane wg czasu wysyłki (od najnowszych) i podają szereg informacji, które pozwalają w razie potrzeby odszukać dany raport, sprawdzić jego status, kto go sporządził itp. Podawany na liście identyfikator jest unikalny dla każdego przesłanego raportu.
Domyślnie są prezentowane wszystkie raporty ale w razie potrzeby można wyświetlić tylko wybrany rodzaj raportów (np. tylko kwartalne)
Dla zaznaczonego na liście raportu mamy dostępne przyciski 'Otwórz' wyświetlający dany raport w takiej postaci, w jakiej jest widoczny w programie oraz przycisk 'Podgląd raportu' pokazujący dane w takiej postaci w jakiej były wysłane do Izby Notarialnej. Przykładowo:
Dodatkowo dla raportów, gdzie wystąpiły problemy z przesłaniem jest dostępny przycisk 'Wyślij ponownie', który pozwana na ponowne przesłanie danego raportu.
Dodatkowe pomocnicze funkcjonalności dla elektronicznych raportów statystycznych.
Zapisywanie raportów przed wysyłką.
Przed wysłaniem raport można zapisać. Funkcja zapisywania może być zwłaszcza przydatna w przypadku wypełniania szczególnie rozbudowanego raportu rocznego. W razie potrzeby można zapisać częściowo wypełniony raport, następnie wczytać zapisane dane i dokończyć jego wypełnianie.
Możliwość przywołania zapisanych danych
Istnieje możliwość przywołania zapisanych danych. Dane sporządzanego raportu możemy zapisać w dowolnym momencie ręcznie. Dodatkowo automatycznie są zapisywane wszystkie dane raportów, które wypełnimy i wyślemy. Jeśli program wykryje, że dla danego okresu istnieją już zapisane dane, poda następującą informację.
Jeśli skorzystamy z przycisku 'Wczytaj' pola raportu zostaną wypełnione zapisanymi wcześniej danymi.
Automatyczne zapamiętywanie danych wprowadzonych ręcznie
Istnieją w raportach takie pola, których wartości nie mogą być pobrane z bazy programu ale muszą być wypełniane ręcznie. Szczególnie wiele takich pól jest w raporcie rocznym. Są to dane, które się najczęściej nie zmieniają w poszczególnych latach. Dla wygody wypełniania tych raportów została więc wprowadzona taka funkcjonalność, że dane wypełnione ręcznie są zapamiętywane dla przyszłych raportów. Kiedy raz je wprowadzimy, przy kolejnych wypełnieniach raportu, będą automatycznie wypełnione. Ale oczywiście można je w razie potrzeby edytować.
Informowanie o różnicach między obecnym a zapisanym stanem raportu.
Podczas pracy z wypełnianiem i wysyłaniem raportów mogą się zdarzyć takie sytuacje, gdy wystąpi różnica pomiędzy danymi, które zapisaliśmy wcześniej a tymi, które wprowadzono obecnie. Aby uniknąć niezamierzonych pomyłek wynikających z przeoczenia takich różnic, została wprowadzona funkcjonalność, która zaznacza kolorem takie różnice i pozwala na życzenie przywrócić zapisane wcześniej dane. Kiedy program wykryje taką sytuację poda następującą informację:
Gdy na takim komunikacie wybierzemy przycisk 'Przywróć' wszelkie pola oznaczone różowym kolorem zostaną wypełnione zapisanymi wcześniej danymi.
Korzystanie z takiego przywracania danych nie jest oczywiście obowiązkowe. Oznaczenie danego pola na różowo, nie musi oznaczać, że dane są błędne. Ma jedynie na celu zwrócenie uwagi, że występuje pewna różnica w tym, co widzimy w raporcie obecnie a tym, co zapisaliśmy wcześniej. Najczęściej oznacza to wprowadzenie świadomej ręcznej zmiany. Ale może też oznaczać nieświadomą pomyłkę, dlatego program pokaże tą różnicę kolorem i pozwoli w razie potrzeby przywrócić poprzednie dane.