Nowe rozwiązanie do oznaczania sposobu przekazania dokumentów klientom kancelarii. Oprócz możliwości wyboru metody wydania dokumentów, moduł pozwala na złożenie podpisu przez klienta kancelarii w formie elektronicznej na specjalistycznym tablecie. Złożony na tablecie podpis jest przechowywany w bazie programu i zawiera on wszystkie niezbędne cechy, które dają możliwość grafologicznej weryfikacji złożonego podpisu.
Podpis jest na stałe przypisany do czynności, jest zawsze możliwy do podglądu i jest niemożliwy do usunięcia. Do podpisu są przypisane informacje o osobie, która złożyła podpis oraz o godzinie i dacie jego złożenia. Dodatkowo jest on zaszyty w bazie programu w zaszyfrowanej formie, a każdorazowy podgląd podpisu w Repertorium weryfikuje poprawność danych w nim umieszczonych.
Nowy moduł jest dodatkowo płatny i działa tylko w okresie obowiązywania abonamentu, a informacja o jego posiadaniu jest do odczytania w oknie licencji.
Do składania podpisów niezbędne jest zakupienie tabletu Wacom model STU-430.
Pierwsze uruchomienie programu Kancelaria Notarialna z wykupionym modułem „Potwierdzenia”, powoduje zainstalowanie niezębnych sterowników do komunikacji programu Kancelaria Notarialna z tabletem.
Kiedy można składać podpis odbioru dokumentu?
Podpis można złożyć tylko dla zatwierdzonej czynności notarialnej.
Jak użyć opcji potwierdzenie odbioru w programie?
Opcja wskazania sposobu przekazania dokumentu jest dostępna z menu uruchamianego pod prawym przyciskiem myszy, lub można skorzystać ze skrótu klawiaturowego przypisanego do tej funkcji (Ctrl+Alt+O).
W jednym momencie można oznaczyć sposób odbioru tylko dla jednej czynność z Repertorium A.
Jako formę przekazania dokumentów klientowi, użytkownik może wybrać jedną z czterech opcji:
| 1. | własnoręczny podpis na tablecie |
| 2. | potwierdzenie e-mail |
| 3. | podpis w papierowej księdze odbioru |
| 4. | potwierdzono w dzienniku przesyłanych dokumentów |
Opcja pierwsza: własnoręczny podpis na tablecie
Data i godzina odbioru są nieaktywne. Do złożonego podpisu program automatycznie przypisze aktualną datę oraz godzinę. Użytkownik może wybrać osobę odbierającą spośród stron czynności, z bazy programu lub może ręcznie uzupełnić dane osoby odbierającej dokumenty.
Po tym pozostaje wybrać przycisk „Dodaj podpis”, który spowoduje aktywowanie tabletu, na którym pojawią się wybrane informacje. Zostaje już tylko złożenie podpisu przez klienta i zatwierdzenie jego przez pracownika kancelarii.
UWAGA! Złożenie podpisu i zapisanie go dla czynności uniemożliwia zmianę sposobu odbioru dokumentu na inną formę.
Opcja druga: potwierdzenie e-mail
Wybór tego sposobu przekazanie dokumentów klientowi kancelarii umożliwia jedynie wybranie daty, kiedy to dokument został przesłany mailem oraz osoby do której korespondencja została wysłana.
Opcja trzecia: podpis w papierowej księdze odbioru
Podobnie jak w przypadku e-mail, użytkownik wskazuje datę odbioru, odbierającego oraz dodatkowo ma możliwość wpisania nr pozycji z księgi papierowej.
Opcja czwarta: potwierdzono w dzienniku przesyłanych dokumentów
Dla tej opcji użytkownik wskazuje datę odbioru, odbierającego dokument oraz dodatkowo ma możliwość wpisania nr pozycji z dziennika przesłanych dokumentów.