Kancelaria Notarialna ARCHIWUM stanowi dodatkowy moduł do licencji głównej programu Kancelaria Notarialna. Daje możliwość przechowywania dodatkowego Repertorium A w formie elektronicznej. Pozwala na przeglądanie danych ARCHIWALNEGO RepA: możliwość wydruków raportów, statystyk, faktur oraz dokumentów bez możliwości ich edycji. Ilość przechowywanych ksiąg RepA zależy od ilości posiadanych modułów KN Archiwum. Moduł KN Archiwum nie jest integralną częścią licencji głównej KN i jest dodatkowo płatny wg cennika WK SA.
Archiwum pozwala odseparować "stare" czynności notarialne od czynności bieżących celem zapewnienia większej wydajności działania programu oraz zabezpieczenia danych, tak aby nie mogły być przypadkowo zmodyfikowane. Baza z danymi archiwalnymi jest bazą tylko do odczytu.
Jednocześnie moduł Archiwum wspiera korzystanie z niezależnych baz danych programu Kancelaria Notarialna w przypadku np. połączenia, rozdzielenia czy innych zmian w statusie właścicielskim kancelarii notarialnych.
W ramach modułu Archiwum działa też zapamiętywanie sporządzonych wydruków dla raportów do izby notarialnej, deklaracji PCC2, SD2 oraz VAT-UE (liczba raportów, dla których będą zapamiętywane sporządzane wydruki będzie sukcesywnie zwiększana).
Założenie bazy danych archiwalnej oraz przeniesienie do niej danych odbywa się za pośrednictwem opcji Archiwizuj w grupie Archiwizacja:
Po wyborze opcji Archiwizuj zostanie wyświetlone okno Archiwizacja:
W oknie tym należy określić do którego roku mają zostać zarchiwizowane dane (opcja Archiwizacja bazy bieżącej do roku) i wybrać przycisk Archiwizuj. Jeśli nie była założona baza danych archiwalnych, zostanie założona automatycznie.
Przycisk Serwis pozwala na wykonanie operacji odwrotnej, tzn. import do bazy danych bieżących czynności notarialnych zapisanych w bazie archiwalnej:
W oknie tym należy wybrać rok od którego zostaną zaimportowane czynności notarialne z bazy archiwalnej, do bieżącej bazy danych.
Aby zmienić aktywną bazę danych, należy skorzystać z pola wyboru zaznaczonego na poniższej ilustracji:
Przełączenie się na bazę archiwalną (o ile została założona poprzez wykonanie procedury archiwizacji) powoduje przełączenie się na tę bazę danych. Dla wybranej bazy archiwalnej (nie będącą bazą bieżącą) dane w programie pozostają tylko do odczytu.
Zarządzanie archiwum
Opcja zarządzania archiwum pozwala przede wszystkim na przydzielanie praw poszczególnym użytkownikom programu do bazy danych archiwalnych oraz ewentualne podłączenie innych baz danych z danymi programu Kancelaria Notarialna.
Na oknie Zarządzanie archiwum istnieje możliwość otwarcia danych na temat poszczególnych baz danych. Jeśli zostanie otwarta baza archiwalna lub inna baza nie będąca bazą bieżącą istnieje możliwość przydzielania praw dostępu do tej bazy danych (ilustracja poniżej):
Istnieje możliwość podłączenia innej bazy danych z danymi Kancelarii Notarialnej (np. może być to baza z danymi notariusza, które wprowadzał na swoje konto przed przystąpieniem do spółki). W takim przypadku należy w oknie Archiwum wybrać taką bazę danych poprzez użycie przycisku Połącz.
Następnie zostanie wyświetlone okno Bazy dostępne na serwerze SQL Server, gdzie można wybrać bazę, do której ma zostać udzielony dostęp, tak aby z poziomu programu można było mieć wgląd w dane zapisane w tej bazie. Oprócz wyboru bazy danych, które już są podłączone do SQL Servera istnieje możliwość dołączenia pliku bazy jako nowej bazy danych - aby wykonać tę operację należy użyć przycisku Dołącz plik (nazwa bazy danych dołączanego pliku musi być inna niż bazy już dostępne).
W polu dane licencji istnieje możliwość wskazania pliku Def.ini, w którym zapisane są dane dotyczące kancelarii wykorzystującej podłączaną bazę danych. Wskazanie tego pliku pozwoli na wykorzystanie danych tam zawartych podczas pracy zwłaszcza z raportami po przełączeniu się na tę bazę danych.
Istnieje również możliwość wyboru katalogu zarejestrowanych dokumentów (Katalog dokumentów), gdzie należy wskazać lokalizację dokumentów związanych z podłączaną bazą danych.
Uwaga: Wszystkie informacje podane powyżej nie dotyczą bazy Rejestru Transakcji GIIF.
Dla raportów: do izby notarialnej, MS-Not24, deklaracji PCC2 oraz SD2 został przygotowany mechanizm zapamiętywania sporządzanych wydruków. Po wydruku danego raportu zostaje zapamiętany dokument w postaci pliku i po wyborze przedziału czasu, za który drukowany był już dany raport na oknie parametrów wydruku zostanie w takiej sytuacji wyświetlony przycisk Raporty archiwalne.
Przycisk ten umożliwia wyświetlenie okna, gdzie jest dostępna lista dotychczas sporządzanych wydruków:
Aby podejrzeć dany wydruk należy użyć przycisku Podgląd.