Od wersji 6.3.0 Kancelarii Notarialnej możliwe jest wysłanie pliku mailem, co jest znacznie łatwiejsze, niż poprzedni proces wczytywania pliku na stronie GIIF. Aby móc skorzystać z nowej możliwości konieczne są następujące ustawienia.
Konfiguracja
W zakładce 'Dane dodatkowe' parametrów GIIF musi być wpisany poprawny adres poczty email GIIF. Adres ten znajduje się tam domyślnie i nie jest konieczne wypełnianie go, jeśli wcześniej nie został usunięty bądź zmieniony.
W nowej zakładce parametrów GIIF nazwanej 'Konfiguracja konta email wysyłki GIIF' należy włączyć opcję 'Wysyłaj podpisany plik mailem'
Po zaznaczeniu tej opcji pliki będą wysyłane z wykorzystaniem domyślnego klienta poczty. Oznacza to, że po rozpoczęciu wysyłki pliku do GIIF zostanie wyświetlone okno wysyłania wiadomości z programu, którego na co dzień używamy do wysyłania wiadomości. W tym oknie jako odbiorca pojawi się adres email GIIF, nadany domyślny temat wiadomości zawierający imię, nazwisko i NIP notariusza przesyłającego plik, a sam raport będzie załącznikiem do tej wiadomości. Należy taką wiadomość wysłać przyciskiem 'Wyślij', aby raport trafił do GIIF.
Możliwe jest wysyłanie wiadomości z raportami z innej skrzynki pocztowej niż domyślna skrzynka systemowa. Taka możliwość jest przydatna:
| • | dla osób, które nie korzystają z programów pocztowych, bo przeglądają pocztę bezpośrednio w przeglądarce internetowej |
| • | dla osób, które używają programu pocztowego, ale chciałyby aby raporty były wysyłane z innej skrzynki niż ta, z której domyślnie korzystają |
| • | dla osób, które chciałyby aby pliki raportów wysyłały się bezpośrednio po wybraniu wysyłki bez pokazywania okna z wiadomością i załącznikiem |
Aby skorzystać z takiej możliwości należy zaznaczyć opcję 'Wysyłaj plik transakcji z określonego adresu email' i wypełnić ustawienia związane z serwerem poczty wychodzącej. Te dane różnią się w zależności od używanej poczty. Należy je ustalić w kontakcie z informatykiem obsługującym kancelarię albo odnaleźć w instrukcji dla używanego konta pocztowego.
Jest też dostępny przycisk 'Testuj połączenie', który pozwala sprawdzić, czy dane dla serwera wysyłanych wiadomości zostały wprowadzone poprawnie. Jeśli tak, powinniśmy zobaczyć informację:
Ważna informacja dla użytkowników poczty Gmail
Skrzynka pocztowa Gmail posiada pewne ustawienie, które uniemożliwia programom wysyłanie poczty za jej pośrednictwem. Kiedy przy testowaniu połączenia zobaczymy poniższy błąd, oznacza to, że wspomniane ustawienie wymaga zmiany.
Ustawienie to jest domyślnie włączone, więc jeśli chcielibyśmy wysyłać raporty do GIIF z wykorzystaniem skrzynki Gmail należy je zmienić. W tym celu należy zalogować się do skrzynki Gmail przez www, następnie wejść w 'Ustawienia', do zakładki 'Konta i importowanie', w sekcji 'Zmień ustawienia konta' wybrać link 'Inne ustawienia konta Google'. odnaleźć opcję 'Dostęp dla mniej bezpiecznych aplikacji' i ustawić ją na 'Dozwolony'
Niekiedy, aby to ustawienie zadziałało konieczne jest wylogowanie i ponowne zalogowanie się do skrzynki Gmail.
Wysłanie pliku
Po opisanej wcześniej konfiguracji, kiedy wybierzemy opcję wysłania pliku do GIIF nie pojawi się okno programu pocztowego. Dołączenie pliku do wiadomości mailowej odbędzie się niejako "w tle". Zobaczymy wtedy komunikat:
A po wybraniu 'Tak' potwierdzenie wysłania
Plik wysłany w taki sposób można potem odnaleźć we wskazanej w ustawieniach skrzynce pocztowej w wiadomościach wysłanych.
Sprawdzanie statusu przesłanych plików.
Pliki przesłane do GIIF mailem można i należy sprawdzać w taki sposób, jak obecnie logując się na stronie GIIF i otwierając okno 'Status rejestracji transakcji'
(UWAGA czas rejestracji i analizy przesłanego pliku po stronie GIIF może trwać ponad godzinę). Można na tą stronę przejść bezpośrednio z programu wybierając opcję 'Status raportu'.
