Wprowadzanie aktów notarialnych

W celu rejestracji w Repertorium A nowego aktu notarialnego należy w oknie głównym programu kliknąć przycisk Akt notarialny lub w oknie Repertorium wybrać z paska narzędzi  Nowy akt notarialny. Po wyborze jednej z wyżej wymienionych funkcji zostanie wyświetlone okno przedstawione poniżej.

Okno, w którym dokonuje się rejestracji czynności notarialnej (w tym przypadku aktu notarialnego), składa się z dwóch elementów tj. paska z przyciskami oraz zestawu zakładek, w których znajdują się pola pozwalające na opisanie rejestrowanego aktu notarialnego (czynności notarialnej) w Repertorium A. Z poziomu aktu notarialnego istnieje możliwość tworzenia wniosków wieczystoksięgowych.

Przycisk Zmiana statusu pozwala na zmianę aktu notarialnego w "zwykłą" czynność notarialną.

1.        Pasek z przyciskami jest stałym elementem okna:

a.        Nowy - kliknięcie tego przycisku pozwala wybrać rodzaj nowo tworzonej czynności notarialnej.

b.        Zapisz - kliknięcie tego przycisku umożliwia zapisanie wprowadzonych danych oraz odłożenie rejestrowanego aktu notarialnego do katalogu W przygotowaniu bez natychmiastowej rejestracji w Repertorium A;

c.        Zatwierdź - kliknięcie tego przycisku pozwala na natychmiastową rejestrację aktu notarialnego (czynności notarialnej) w Repertorium A. Akt notarialny może być zarejestrowany, gdy zostaną wprowadzone następujące składniki aktu: Strony, Opłaty, MS - Not 24. W przypadku braku wymaganych danych program przypomina o konieczności ich uzupełnienia;

d.        Edycja - kliknięcie tego przycisku pozwala na dokonanie zmian lub uzupełnienie brakujących danych w już zapisanym akcie notarialnym (czynności notarialnej);

e.        Anuluj - kliknięcie tego przycisku kasuje wprowadzone dane i zamyka okno, co poprzedzone jest zawsze informacją o możliwości zapisania danych;

f.        Strzałki (w górę, w dół) - kliknięcie przycisku pozwala na wyświetlenie w bieżącym oknie danych poprzedniego (w górę) lub następnego (w dół) aktu notarialnego (czynności notarialnej);

g.        Lex - kliknięcie tego przycisku uruchamia System Informacji Prawnej LEX, jeśli jest on zainstalowany;

h.        Wyjście - kliknięcie tego przycisku zamyka okno, co poprzedzone jest zawsze informacją o możliwości zapisania zmienionych lub wprowadzonych nowych danych;

2.        Zakładka Dane podstawowe - tutaj zgromadzone są podstawowe informacje opisujące rejestrowany akt notarialny (czynność notarialną).

i.

Wzorzec czynności - wybór wzorca dla aktu notarialnego – w tym polu pokazują się tylko te wzorce, które są zdefiniowane jako akty notarialne (Słowniki/Wzorce czynności). Kliknięcie na przycisk uruchamia okno Wzorce czynności, w którym można założyć nowy wzorzec lub zmienić już istniejący. Zadaniem funkcji jest skrócenie czasu potrzebnego na zarejestrowanie czynności notarialnej dzięki gotowemu opisowi dla pola Krótka treść czynności, jak również klasyfikacji na potrzeby rejestru MS-Not24;

l.	Krótka treść czynności - tekst opisujący akt notarialny; Przycisk umożliwia włączenie prostego edytora krótkiej treści czynności, gdzie możliwe jest usunięcie wielokrotnych "enterów";

m.	MS Not 24 - umożliwia wybór na podstawie klasyfikacji MS Not 24; wyboru dokonuje się poprzez użycie przycisku , który uruchamia okno wyboru Nru MS Not 24;

r.	Uwagi do rejestru PCC -  tekst, który zostanie umieszczony w kolumnie Uwagi rejestru podatku od czynności cywilnoprawnych, Przy uwagach PCC oraz SD znajduje się przycisk , dzięki któremu można automatycznie wygenerować tekst opisujący płatnika danego podatku;

s.

Plik z treścią - plik z treścią umowy w dowolnym formacie odpowiadający rejestrowanemu aktowi notarialnemu. Aby założyć nowy dokument na podstawie szablonu przyporządkowanego do wzorca (Słowniki/Wzorce czynności), należy kliknąć przycisk . Aby wyszukać dokument już stworzony i podłączyć go do rejestrowanego aktu notarialnego, należy kliknąć przycisk . Kiedy dokument jest już utworzony i istnieje potrzeba jego otworzenia, należy kliknąć przycisk . Przycisk umożliwia usunięcie wcześniej podłączonego dokumentu z rejestrowanego aktu notarialnego;

3.        Zakładka Strony czynności to zestaw danych umożliwiający przyporządkowanie stron stawających w rejestrowanym akcie notarialnym (czynności notarialnej). Po lewej stronie okna znajduje się Słownik stron, który jest bazą naszych dotychczasowych klientów oraz instytucji, jak również pozwala na zarejestrowanie nowych. Po prawej stronie znajduje się tabela, w której wyświetlone zostaną w formie listy strony stawające do rejestrowanej czynności notarialnej, których kolejność powinna odpowiadać zapisowi w akcie notarialnym.

Panel Słownik stron umożliwia tworzenie, wyszukiwanie oraz przyporządkowywanie stron do aktu notarialnego:

a.         pozwala założyć nową stronę;

b.         otwiera okno Strona (instytucja) wyszukanej strony;

c.         za pomocą którego można wybrać stronę ze słownika stron (przypisanie wyszukanej strony do aktu notarialnego uzyskamy również po dwukrotnym kliknięciu myszką na wyświetlonej Stronie lub kliknięciu klawisza <ENTER> w chwili gdy Strona jest podświetlona),

d.         umożliwia wprowadzić mocodawcę pełnomocnika do wybranej strony,

e.        Szukaj – w tym polu wprowadza się tekst, który posłuży do wyszukania strony lub instytucji wg następujących kryteriów:

·        nazwisko, imię, nazwa;

·        numer NIP;

·        miasto;

·        ulica;

Na przykład chcąc znaleźć stronę „Kowalski" można, wprowadzić tekst „kow", a wtedy zostaną wyświetlone wszystkie strony, których nazwa zawiera tekst „kow". Aby zwiększyć precyzję i szybkość wyszukiwania, można łączyć wyrazy znakiem „+" Na przykład wprowadzając treść: „sąd+wrocław" program wyświetli wszystkie sądy we Wrocławiu;

W panelu Wybrane strony do czynności znajdują się strony związane z aktem notarialnym. Strony są zaprezentowane w postaci drzewa, w którym gałęzie podrzędne reprezentują mocodawców/pełnomocników przyporządkowanych do danej strony. W definicji mocodawców/pełnomocników można zaznaczyć opcję W def. strony, dzięki czemu podczas zapisu danych aktu notarialnego strony, które będą posiadały zaznaczoną tę opcję zostaną zdefiniowane jako domyślni pełnomocnicy/mocodawcy dla strony do której zostali przyporządkowani. Dalej znajdują się pola określające charakter strony w jakiej występuje w tworzonym akcie notarialnym; są dostępne do zaznaczenia 3 opcje:

Najczęściej wyboru dokonuje się w ten sposób, że wydających dyspozycję wybiera się jako stronę nadrzędną, natomiast stronę w imieniu której jest wydawana dyspozycja jako podrzędną. Można jednak również zrobić to odwrotnie. Należy pamiętać jednak o zasadzie, że do wydruku repertorium trafią strony nadrzędne wraz z opisem przedstawicielstwa.

Z panelem tym związane są następujące opcje:

a.

otwiera okno z danymi strony przypisanymi do aktu; Jeśli dane te różnią się od danych słownikowych zostanie wyświetlone okno jak poniżej, gdzie można podejrzeć różnice pomiędzy danymi strony przypisanymi do danej czynności notarialnej oraz danymi strony zapisanej w słowniku stron/instytucji: Dzięki powyższemu oknu można zaktualizować dane przypisane do czynności notarialnej na podstawie danych strony zapisanych w słowniku (Aktualizuj wg słownika), jak również otworzyć dane słownikowe (Otwórz)

b.	za pomocą którego można usunąć stronę przypisaną do czynności notarialnej,

c.	pozwala automatycznie wygenerować treść pełnomocnictwa dla wybranej strony na podstawie przyporządkowanych stron podrzędnych;

a.	otwiera w przeglądarce internetowej stronę rejestru poświadczeń dziedziczenia;

b.	otwiera okno z listą beneficjentów, dla których nie wprowadzono tekstu kwerendy opisującej beneficjenta rzeczywistego;

d.	który umożliwia przesunięcie strony o jedną pozycję wyżej na liście stron,

e.	który umożliwia przesunięcie strony o jedną pozycję niżej na liście stron,

f.	pozwala na zamianę miejscami strony będącej pełnomocnikiem/mocodawcą ze stroną główną,

4.        Zakładka Opłaty umożliwia wprowadzanie danych dotyczących opłat związanych z rejestrowanym aktem notarialnym (czynnością notarialną).

Poszczególne opłaty związane z rejestrowaną umową notarialną przedstawione są w postaci kolejnych zestawów. Jeden zestaw grupuje komplet opłat notarialnych. W przypadku założenia kolejnego zestawu opłat zostaje wyświetlony opis Zestaw, gdzie można wybrać numer zestawu, którego dane mają się pojawić poniżej lub też za pomocą przycisków można poruszać się pomiędzy wprowadzonymi zestawami

a.	- kliknięcie przycisku dodaj pozwala utworzyć nowy zestaw opłat.  Jest to szczególnie przydatne w przypadku, gdy w jednym akcie notarialnym występuje więcej niż jedna wartość przedmiotu oraz co się z tym wiąże, np. inne sposoby naliczania podatków i opłat;

b.	- kliknięcie przycisku usuń usuwa utworzony zestaw opłat;

c.	- skopiowanie danych z bieżącej opłaty do nowo założonej

d.	- kliknięcie przycisku uruchamia kalkulator notarialny, z pomocą którego wszystkie wykonane wyniki obliczenia mogą zostać przeniesione wprost do zakładki Opłaty;

e.	- pozwala w jednym miejscu wyświetlić okna przedstawiające zbiorczą listę płatników wprowadzonych do poszczególnych podatków i opłat dla czynności notarialnej (lub aktu notarialnego wraz z wypisami);

Powyższe okno służy do wyboru podatników, którzy płacą podatek. W kolumnach Województwo, Powiat, Gmina wprowadzane są dane istotne w przypadku wydruku rejestru podatku w ramach Zestawienia wg gmin (dane te mogą być różne od miejsca położenia nieruchomości, a wynikają z miejsca zamieszkania podatnika), załączenie opcji w kolumnie Zestawienie wg gmin służy do określenia, dane którego podatnika będą brane pod uwagę w trakcie tworzenia zestawienia wg gmin;

m.        Podatek od czynności cywilnoprawnych - wartość podatku od czynności cywilno-prawnych występująca w rejestrowanym akcie notarialnym. W momencie, gdy w polu Procent podatku zostanie wprowadzona wielkość procentowa podatku, wynik pojawi się automatycznie;

n.        Procent podatku - wielkość procentowa pobranego podatku od czynności cywilno-prawnych. Dane należy wprowadzić bez wpisywania znaku %;

o.        Um. kap. - pozwala określić czy wartość podatku PCC będzie dodawana do pola "Podatek pobrany od umowy spółki kapitałowej i jej zmiany" na deklaracji PCC2;

p.        Rejestr podatku od czynności cywilnoprawnych - zaznaczenie tego pola powoduje wprowadzenie rejestrowanego aktu notarialnego do Rejestru podatku od czynności cywilno-prawnych dla Urzędu Skarbowego. Jeżeli w polu Podatek pojawi się jakaś wartość, pole to zaznacza się automatycznie;

q.        Podst. pr. - podstawa prawna niepobranego podatku, wypełniana w sytuacji, kiedy zaznaczono opcję Rejestr podatku od czynności cywilnoprawnych i nie wprowadzono wartości Podatku od czynności cywilnoprawnych. Kliknięcie na "..." otwiera okno Teksty, z którego można wybrać lub zdefiniować teksty stanowiące opis podstawy prawnej;

r.        Podatnik - pole pozwalające na wybór strony podlegającej zapłacie podatku od czynności cywilnoprawnych;

s.        Podatek wg: pozwala wprost określić na podstawie czego będzie określone miejsce opłaty podatku PCC;

t.        Podatek na rzecz gmin wg Urzędu Skarbowego - umożliwia wskazanie gminy wg Urzędu Skarbowego, do którego ma zostać przekazany podatek PCC;

u.        Kod terytorialny, Województwo, Powiat, Gmina, Miejsc. (Miejsce położenia nieruchomości) - pola pozwalające na opisanie miejsca położenia nieruchomości będącej przedmiotem rejestrowanego aktu notarialnego. Pole kod terytorialny umożliwa wyświetlenie okna ze słownikiem kodów terytorialnych ułatwiających wybór miejsca położenia nieruchomości;

w.        Wynagrodzenie notariusza - wartość taksy notarialnej netto występująca w rejestrowanym zestawie opłat aktu notarialnego;

v.        Ilość stron - jeżeli wynagrodzenie uzależnione jest od ilości stron w dokumencie, wystarczy wpisać ilość, aby program wyliczył taksę notarialną netto i wynik pojawi się w polu Netto;

x.        Stawka - pole wyboru pozwalające na wybranie z listy wysokości podatku VAT od taksy notarialnej występującej w rejestrowanym zestawie opłat aktu notarialnego;

y.        VAT - wartość podatku VAT od taksy notarialnej występująca w rejestrowanym zestawie opłat aktu notarialnego;

z.        Brutto - wartość taksy notarialnej brutto występująca w rejestrowanym zestawie opłat aktu notarialnego;

aa.        Rejestr opłaty skarbowej - zaznaczenie tego pola powoduje wprowadzenie rejestrowanego aktu notarialnego (czynności notarialnej) do Rejestru opłaty skarbowej;

ab.        Opłata sądowa - wartość pobranej opłaty sądowej;

ac.        Zwolnienie z opłaty sądowej - zaznaczenie tego pola powoduje wprowadzenie rejestrowanego aktu notarialnego do Ewidencji opłat sądowych od wniosków o wpis do księgi wieczystej, mimo braku wartości w polu Opłata z jednoczesnym uaktywnieniem pola Uwagi do opłaty sądowej, w którym należy opisać podstawę zwolnienia z opłaty sądowej;

ad.        Strona opłaty sądowej - jest to pole wyboru pozwalające wskazać z listy Stronę ponoszącą koszty opłaty sądowej. W przypadku, gdy opłata rozkłada się na więcej niż jedną Stronę, należy opisać to w polu Uwagi do opłaty sądowej;

ae.        Sąd rejonowy – pole, w którym wyświetlany jest wybrany sąd. Wyboru sądu dokonujemy poprzez kliknięcie myszą na przycisk ; pokaże się wtedy okno z dostępnymi sądami, spośród których należy wybrać ten właściwy;

przycisk umożliwia przejście do strony internetowej http://ekw.ms.gov.pl/pdcbdkw/pdcbdkw.html (Podsystem Dostępu do Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych)

af. Nr księgi wieczystej - numer księgi wieczystej, której dotyczy opłata sądowa, przycisk pozwala wyświetlić okno, gdzie można zdefiniować numery ksiąg wieczystych, do wielokrotnego użytku;

ag.        Uwagi do opłaty sądowej – aktywne, jeżeli w polu Opłata wprowadzona zostanie wartość lub po zaznaczeniu pola Zwolnienie z opłaty sądowej;

ah.        Opłata za odpis KW - wartość opłaty za odpis do Ksiąg Wieczystych;

ai.        Opłata za wpis do Rejestru Spadkowego - wartość opłaty za wpis do Rejestru Spadkowego, która może być zdefiniowana w parametrach programu; użycie przycisku Dodaj pozwoli na przeniesienie wartości domyślnej z parametrów;

aj.        Zestaw opłat razem - łączna wartość wszystkich opłat występująca w rejestrowanym zestawie opłat aktu notarialnego;

ak.        Opłaty razem - łączna wartość wszystkich zestawów opłat występująca w rejestrowanym akcie notarialnym;

5. Zakładka wypisy

Na zakładce tej są wyświetlane wypisy, które były sporządzone dla danego aktu notarialnego. Istnieje również możliwość założenia wypisów, które mają zostać zdefiniowane równocześnie z tworzonym aktem - służy do tego przycisk Dodaj wypisy, po kliknięciu na który zostanie wyświetlone okno Wypisy seryjne do aktu notarialnego (ilustracja poniżej). Przycisk Zmiana przyporządkowania wypisów pozwala na przyporządkowanie danego wypisu do innego aktu notarialnego. Przycisk Usuń pozwala usunąć wypisy - ale tylko takie, które nie zostały jeszcze zatwierdzone. Przycisk Otwórz umożliwia otwarcie w oknie czynności notarialnej wybranego wypisu. Po otwarciu takiego wypisu staje się możliwa nawigacja pomiędzy otwieranymi czynnościami notarialnymi (realizowana za pomocą przycisków Wstecz, Dalej).

5. Załączanie plików do aktu notarialnego

Dla zapisanej czynności notarialnej (zapisanego aktu notarialnego) jest dostępna zakładka Dodatkowe pliki, na której można podejrzeć ewentualnie dodać pliki przypisane do tej czynności (tego aktu).

Aby załączyć do czynności notarialnej nowy plik należy skorzystać z przycisku Dodaj pliki. Lista wyboru Widok pozwala na zmianę widoku listy dodanych plików.

UWAGA: Dodawanie dodatkowych plików będzie możliwe o ile będzie prawidłowo podany Katalog dokumentów zarejestrowanych w  parametrach programu.

7.        Powiązania - zakładka dzięki której można zdefiniować powiązania zachodzące pomiędzy czynnościami notarialnymi

Przycisk Nowe powiązanie pozwala na  wybór czynności dotyczącej zdefiniowanie powiązania.

Przycisk Usuń powiązanie umożliwia usunięcie wybranego powiązania.

Przycisk Otwórz czynność pozwala na otwarcie czynności widocznej na liście powiązań.

8.        Płatności i Faktury - zakładki te pozwalają na podgląd oraz modyfikacje płatności oraz faktur skojarzonych z aktem notarialnym;

9.        Rejestracja aktu notarialnego, który jest w przygotowaniu. Należy go zaznaczyć w tabeli z danymi. Jeżeli chcemy zatwierdzić kilka aktów jednocześnie, należy na nie klikać lewym przyciskiem myszy, jednocześnie przytrzymując klawisz <Ctrl>; można też kliknąć myszą na pierwszej zatwierdzanej czynności i przytrzymując klawisz <SHIFT> na klawiaturze naciskać klawisz ze strzałką w dół. Rejestracja odbywa się poprzez wybór z paska narzędzi funkcji Dane/Zatwierdź akty. Po wyborze tej opcji, jeśli akt jest poprawnie przygotowany, pojawi się okno Przygotowanie opłaty.