Wyszukiwanie pełnotekstowe

W wersji Platinum istnieje możliwość wyszukiwania pełnotekstowego w treściach dokumentów.

Wyszukiwanie

Wyszukiwanie odbywa się na głównej liście w module Dokumenty. Po wpisaniu wybranej frazy należy kliknąć przycisk wyszukiwania pełnotekstowego . Lista dokumentów zostanie zawężona do znalezionych wyników. Aby wyłączyć to wyszukiwanie należy kliknąć przycisk czyszczenia wyszukiwania pełnotekstowego . Lista wyników posortowana zostanie od najbardziej trafnych, pod warunkiem, że nie zostało określone inne sortowanie na tabeli.

Wyszukiwaniu podlegają wyłącznie ostatnie wersje dokumentów (bieżące dokumenty).

Oprócz standardowych dokumentów biurowych wyszukiwanie jest możliwe również dla plików graficznych w tym pdf'ów z obrazkami wewnątrz.

Funkcjonalność wyszukiwania pełnotekstowego działa niezależnie od wyszukiwania zaawansowanego i nie jest przez program zapamiętywana po ponownym uruchomieniu programu. Obu sposobów wyszukiwania można używać jednocześnie.

Indeksowanie

UWAGA! Po aktualizacji programu do wersji 3.2.0 indeks dokumentów nie istnieje (istniejące dokumenty nie są zaindeksowane). Indeks zostanie utworzony przy dodaniu pierwszego dokumentu, ale nie będzie można wyszukiwać po wcześniej dodanych dokumentach. Aby móc wyszukiwać po wszystkich dokumentach, należy przeprowadzić pełne indeksowanie treści.

UWAGA! Proces pełnego indeksowania może być BARDZO czasochłonny oraz obciążający serwer DMS. W przypadku dużych dokumentów proces może zużywać dużo pamięci RAM, dlatego może istnieć konieczność, aby serwer DMS posiadał 16GB lub więcej pamięci RAM.

Aby wyszukiwarka działała poprawnie treść dokumentów musi zostać zaindeksowana. Odbywa się to za każdym razem jak użytkownik zapisuje plik do systemu DMS.

Jeśli kancelaria posiada już dokumenty, które nie znajdują się w indeksie, należy przeprowadzić pełne indeksowanie treści dla wszystkich plików. Operację tę można rozpocząć, korzystając z funkcjonalności w parametrach programu w zakładce DMS - "Funkcje indeksowania zawartości plików celem ich pełnotekstowego wyszukiwania".

Możliwe operacje (dostępne wyłącznie po zalogowaniu jako zwykły użytkownik programu z prawami do parametrów, a nie administracyjny SYSDBA):

•

Rozpocznij lub kontynuuj indeksowanie - Rozpoczyna (lub kontynuuje np. po restarcie serwera DMS) proces indeksowania dla wszystkich dokumentów. Proces pełnego indeksowania może być BARDZO czasochłonny oraz obciążający serwer DMS. Z tego powodu indeksowanie w ciągu dnia odbywa się wolniej, z 10 sekundową przerwą pomiędzy każdym dokumentem. Od godziny 19:00 do 7:00 rano z 1 sekundową przerwą. Podane powyżej parametry czasowe są domyślne i mogą zostać zmienione. Znajdują się one na serwerze DMS w pliku konfiguracyjnym "application.properties" (domyślna ścieżka: "c:\KancelariaPrawna\Java\application.properties"). Po ich zmianie należy ponownie uruchomić systemowy serwis KancelariaPrawnaDMS.

•	Zatrzymaj indeksowanie - Wstrzymuje proces indeksowania na żądanie.

•	Status procesu indeksowania - Pokazuje aktualny stan indeksowania, np. ile na ile dokumentów zostało już zaindeksowanych oraz czy nastąpiło zatrzymanie indeksowania.

•	Wyczyść indeks - Czyści indeks. Operacja może być konieczna jest indeks ulegnie uszkodzeniu i trzeba ponownie zaindeksować wszystkie dokumenty.

UWAGA! W czasie indeksowania możliwa jest normalna praca z dokumentami. Jeśli jednak pojawią się problemy z wydajnością serwera DMS, należy dostosować odpowiednio powyżej opisane parametry.